Jak pokryć swój obszar recepcji podczas nieobecności recepcjonisty

Recepcja nigdy nie powinna być pozostawiona bez nadzoru.

Być może kręcisz głową i zastanawiasz się, co masz zrobić, jeśli recepcjonista musi iść i dostarczyć wiadomość lub pobrać coś z innego pokoju. Cóż, to po prostu nie może się zdarzyć! Jeśli chcesz, aby Twoja recepcja była tak imponująca, jak to tylko możliwe, musisz zapewnić, że kiedy gość wchodzi, nigdy nie zastanawia się, do kogo ma się zgłosić lub dlaczego nie ma tam nikogo, kto mógłby mu pomóc.

To nie robi najlepszego pierwszego wrażenia, prawda?

Tak więc, czy masz dwie recepcje lub po prostu trzymać się jednego, trzeba zapewnić, że jest ktoś tam do obsługi gości, gdy idą do komercyjnej recepcji.

Prawdą jest, że będą czasy, kiedy recepcjonista musi wstać i iść gdzieś. Na przykład, recepcjonista musi mieć regularne przerwy i muszą podjąć ich przerwę na lunch też. W takim razie, kto powinien ich zastąpić?

Musi być ktoś inny w biurze, kto jest przeszkolony w zakresie obowiązków recepcyjnych, który może pokryć głównego recepcjonisty, podczas gdy oni są poza ich krzesłem recepcji. Ta osoba musi cień recepcjonista na czas, więc może odebrać na niuanse pracy, a następnie, są one w stanie stanąć w razie potrzeby. Przerwy na lunch i przerwy na kawę muszą być organizowane między tymi dwoma członkami personelu, aby zapewnić, że nigdy nie kolidują i zawsze jest dostępność dla jednego z nich, aby pokryć obszar recepcji.

Jest to również bardzo przydatne, jeśli główny recepcjonista kiedykolwiek bierze chorobę. Jeśli recepcjonista nazywa w chorobie i nie może przyjść do pracy, że dzień, kto będzie pokrycie recepcji, jeśli nikt inny nie został przeszkolony? Jasne, to może spowodować trochę wstrząsów w głównym biurze, jak jeden członek personelu będzie musiał opuścić swoje regularne biurko i iść i pokrycie, ale to jest bardzo ważne, że to zrobić.

Posiadanie kogoś do cienia i pokrycia jest świetnym pomysłem dla wszystkich ważnych ról związanych z obsługą klienta. Są to zadania, które nie mogą pozostać bez opieki, jeśli chcesz zapewnić, że klienci są zadowoleni i każdy, kto odwiedza Twoją przestrzeń ma najlepsze wrażenie o Tobie jako o firmie.